מבוא
בעידן בו מתקיימת תחרות הולכת וגוברת על כל סטודנט פוטנציאלי, קיימת חשיבות גדולה מאוד ליכולת למקד את משאבי האו"פ בתחומים השונים. צוות המרכז לדאטה ובינה ארגונית (BI) אחראי על ניהול ופיתוח מאגרי הנתונים של האוניברסיטה והפיכת המידע לידע, לצורך יצירת ערך עסקי לשיפור ולמינוף הפעילות העסקית של האו"פ.
מה זה BI?
BI (Business intelegence) הוא אחד התחומים המרכזיים כיום בעולם מערכות המידע הארגוניות.
BI כולל קבוצה של יישומים, טכנולוגיות, מיומנויות ושיטות עבודה שמאפשרות לארגן את כלל הנתונים הקיימים בצורה אינטגרטיבית, ובמטרה ליצור תשתית מידע וידע איכותי לביסוס תהליכי קבלת החלטות עסקיות, ניהוליות ואסטרטגיות.
לצורך כך, הוקמה מערכת מעין, מערכת ה-BI של האו"פ. במערכת מעין מוצג ניתוח נתונים באופן פשוט וידידותי, בחלוקה לפי עולמות תוכן, תוך שמירה על אמת ארגונית אחת ועל אחידות באופן הצגת הנתונים בכל עולמות המערכת.
איסוף נתונים
בשנת 2012, החלה פעילות אסטרטגית חוצת ארגון בנושא ייעול תהליכי הפקת המידע באו"פ. הוקמו צוותי עבודה ומינהלת ידע, שחברים בה נציגים ממגוון יחידות אקדמיות ומינהליות באו"פ. במסגרת פעילות מינהלת הידע, הוגדר מילון מונחים ארגוני, נבנה מאגר שאלות שכיחות, והוקמה תשתית אחידה להצגת מידע.
באוניברסיטה יש מקורות ומערכות רבים המפיקים כמויות גדולות של נתונים ומידע (דוגמת אורקל, ERP, נמל"ה, אתרי הקורסים). יש צורך להמיר את הנתונים לשפה אחידה ולאסוף אותם למחסן נתונים מרכזי (Data Warehouse), כך שיתאפשר ניתוח רב ממדי לצורך יצירת ערך עסקי למטרות שיפור ומינוף הפעילות העסקית של האו"פ.
בעוד המערכות התפעוליות הממוקדות באיסוף ובתיעוד נתוני העבר וההווה, מערכות ה-BI יעילות בהפיכת הנתונים למידע, באמצעותו ניתן למדוד ביצועים, להציף חריגים ולבצע תחזיות וניבוי של התרחשויות עסקיות עתידיות.
תפקידי המרכז לדאטה ובינה ארגונית
1. ניהול מחסן הנתונים הארגוני:
א. שילוב כלל מערכות המידע למחסן אחוד תוך שמירה על איכות המידע, על ניהול נכון של מחסן הנתונים וארגונם בצורה יעילה.
ב. טיוב הנתונים: בדיקת איכות המידע ואמינותו.
ג. התאמת הנתונים לשליפה על פי איפיון צרכי לקוח.
2. פיתוח יכולות וכלים בתחום הדאטה והאנליזה.
3. משילות נתונים (Data Governance), ניהול ומשילות של המידע והנתונים הנמצאים ברשות הארגון:
א. שמירה והגנה על פרטיות המידע ברמה הפנים ארגונית וברמה החוץ אירגונית, תוך הקפדה על שימוש במידע נעשה רק על-ידי הגורמים הרלוונטיים והמורשים בלבד.
ב. עמידה ברגולציה המתייחסת לאיסוף, לשמירה ולהעברה של נתונים אישיים של אנשים פרטיים ושמירה על כללים אחידים להגנה על הפרטיות.
דוגמת GDPR - General Data Protection Regulation.
4. שמירת הארגון בחזית הטכנולוגיה, סיוע לארגון להיות רלוונטי בתחום הדאטה: מבחינת כלים, מתודולוגיות, תהליכים ושיטות עבודה.
5. תמיכה בבניית תכנית אסטרטגית להחלטות הנהלה על סמך ניתוח מתקדם של נתוני האו"פ כמצע לתכנון מדיניות, בחינתה ושיפורה המתמיד.
6. סיוע למנהלים בארגון, כל אחד בתחומו, להתמודד עם אתגרים חדשים שלא היו מוכרים לו עד כה, להבין את משמעות השינוי ולשפר את התוצאות העיסקיות שלהם באמצעות הטכנולוגיות הדיגיטליות.
7. הגדרת צרכים ארגוניים ומדדים (אינדיקטורים) למדידה מתמדת.
8. קידום תכניות אופרטיביות לשיפור ולמינוף הפעילות העסקית של האו"פ באמצעות מידע.
9. פיתוח תכנית הכשרה והעצמה של רפרנטים ממחלקות האו"פ השונות על-ידי הפיכתם לאנליסטים בתחום הפעילות שלהם.