מודל הלימודים הגמיש באוניברסיטה הפתוחה מאפשר לסטודנטים לתואר ראשון להירשם לקורסים באופן עצמאי, ללא השתייכות למסלול לימודים מובנה מראש וללא שיוך מיידי למחלקה אקדמית. מאפיין ייחודי זה מחזק את חופש הבחירה של הסטודנטים, אך גם מציב אתגר בניהול ובמעקב אחר התקדמותם האקדמית.
על רקע זה פעלה היחידה לניהול התמדה לחיזוק הזיקה האקדמית של הסטודנטים למחלקות האקדמיות, ופיתחה מנגנון לשיוך מחלקתי של סטודנטים לתואר ראשון המוטמע בעולמות ייעודיים ב- BI . אנו מאמינים כי תהליכי התמדה יעילים מתקיימים כאשר המחלקות האקדמיות מעורבות באופן פעיל בליווי הסטודנטים.
המחלקות האקדמיות הן הגורם הפונה לסטודנטים המשויכים להן, בעוד היחידה לניהול התמדה מזהה את הסטודנטים בעלי פוטנציאל נשירה בכול מחלקה, מספקת ליווי מקצועי, ייעוץ והדרכה ותומכת בתהליכי העבודה באמצעות הנגשת מידע, פיתוח דוחות תפעוליים ובקרה על פעילות ההתמדה.
במסגרת העבודה עם המחלקות נבנים תהליכי עבודה הכוללים זיהוי אוכלוסיות יעד באמצעות סמנים אקדמיים המאותתים על סיכון לנשירה, ופנייה ייזומה לסטודנטים של סגלי המחלקות לצורך איתור קשיים, מתן סיוע אקדמי והסרת חסמים המעכבים את המשך לימודיהם.
פעילויות אלו נתמכות בתשתית נתונים ארגונית המבוססת על עולמות BI (בינה עסקית) ודשבורדים ייעודיים, שנותנים תמונת מצב עדכנית על אוכלוסיית הסטודנטים ועל התקדמותם בלימודים, זיהוי מוקדם של קשיים ואיתור סטודנטים בעלי יכולת אקדמית הנמצאים בסיכון לנשירה.